career saudi سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية
jobs description: jobs in Saudi سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية
إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
Job Details
| Posted Date: | 2023-07-30 |
| Job Location: | Riyadh, Saudi Arabia |
| Job Role: | Secretarial |
| Company Industry: | Construction & Building |
Preferred Candidate
| Career Level: | Management |
| Gender: | Female |
| Nationality: | Saudi Arabia |
| Degree: | Bachelor's degree |
jobs in Saudi سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية ,jobs in Saudi,سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية jobs